De gemeente Roermond wilde nagaan of hun manier van werken bij het team Veiligheid en Leefbaarheid, cluster Bijzondere wetten, de positie in de organisatie, en de capaciteit, toereikend waren om de taken kwalitatief goed en efficiënt uit te voeren.
Opdracht
De opdrachtvraag was om de huidige regelgeving door te lichten, waar nodig te harmoniseren en te toetsen op mogelijkheden van (de)regulering en efficiency. Verder werd gevraagd een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van een eenduidige visie op handhaving van in ieder geval bijzondere wetten met daarbij voorstellen voor de wijze waarop dit intern ingeregeld kon worden.
Deze twee items werden gevraagd met daarbij een objectieve benchmark.
Aanpak
Om deze opdracht goed te kunnen uitvoeren werd een ervaren adviseur gevraagd die bekend is op het vakterrein en daarin ook een goed netwerk had. In dit specifieke geval werd de eerdere ervaring in de samenwerking op gebieden als horecabeleid en paracommercie in Roermond als een pré beschouwd.
Uiteraard werd een beleidsscan gedaan, werden de werkprocessen geanalyseerd en werd de positie en samenwerking in en buiten de gemeentelijke organisatie beoordeeld. Ook de eindproducten werden aan een onderzoek onderworpen.
De medewerkers werden geïnterviewd en voor de benchmark werden de gemeenten Helmond, Hengelo, Roosendaal, Kerkrade en Venlo aan een compact onderzoek onderworpen.
Resultaat
Het belangrijkste resultaat was een objectief integraal inzicht in alle relevante wet- en regelgeving, kaders en beleid en de feitelijke producten en taken van het cluster. Er is een objectief vergelijkingsmodel gemaakt waaruit bleek dat Roermond de hoogste werkbelasting per FTE had, en daarmee de werkdruk structureel te hoog was. Ook is gekeken naar de administratief ondersteunende werkzaamheden en de hoeveelheid systemen die niet meer bijdragen aan de kwaliteit en efficiency van het werk in het cluster, maar door overige afdelingen wel gevraagd werd te gebruiken en vullen. Waar mogelijk werden taken elders belegd en/of anders ingevuld.
Over de beleidskaders konden verbetervoorstellen worden gedaan, evenals over de werkprocessen en de kwaliteit van de producten. Er werden heel concrete aanbevelingen gedaan
Met Stadstoezicht werden heldere werkafspraken gemaakt zodat er balans kwam tussen wat is de opdracht aan handhaving en wat kan het cluster verwerken.
Voor het management en bestuur was een goed inzichtelijk naslagwerk beschikbaar om integraal in de organisatie, op inhoud en processen, verbeteringen te kunnen gaan doorvoeren en capaciteit in het cluster op te plussen. Er werd ook inzichtelijk wat de medewerkers aan kennis, competenties en ervaring nodig hebben om, met voldoende capaciteit, optimaal te kunnen presteren.