De gemeente Gouda zag het takenpakket van het team veranderen en de ontwikkelingen in wet- en regelgeving en jurisprudentie maakte dat een herijking nodig was. Hoe ziet de eigen organisatie ons en hoe de klant en wat is nodig om weer adequaat de taken te kunnen uitvoeren.
Opdracht
De opdrachtvraag was om te onderzoeken of de processen om te komen tot eindproducten (output), o.a. vergunningen, adviezen bij beleid, bijdrage aan handhavingsprocessen, zodanig uitgevoerd werden dat dit juridisch-, en kwalitatief goede eindproducten en adviezen opleverde. Daarnaast was de vraag of dit op efficiënte en zorgvuldige wijze tot stand kwam en indien dit uit ervaringen blijkt anders te kunnen, en of moeten, dat we dit mee zouden geven in verbetervoorstellen.
Gedurende de uitvoering van onze opdracht zou, zo was bedoeld, ook gaan blijken of er voldoende capaciteit en kennis was om de feitelijk toegewezen taken adequaat en efficiënt uit te voeren.
Aanpak
Om deze opdracht goed te kunnen uitvoeren werd een ervaren duo adviseurs gevraagd, die bekend zijn op het vakterrein en daarin ook een goed netwerk hadden. Bij deze vraag was specialistische kennis op het vakgebied een harde eis. Bijkomstig voordeel was dat één van de adviseurs al betrokken was geweest bij de werkzaamheden van het team Bijzondere wetten.
Er werd een beleidsscan gedaan, de medewerkers werden expliciet individueel bevraagd en de werkprocessen geanalyseerd. Ook werd naar de samenwerking in en buiten de gemeentelijke organisatie gekeken. Verder werden de eindproducten aan een onderzoek onderworpen, zijn ze begrijpelijk en juridisch correct en houdbaar.
Resultaat
Het belangrijkste resultaat was een actueel inzicht in alle relevante wet- en regelgeving, kaders, beleid en de feitelijke producten en taken van het team. De processen zijn in flowschema’s uitgewerkt en daarmee is ook het overdragen aan nieuwe medewerkers makkelijker geworden.
Ook is gekeken naar de administratief ondersteunende werkzaamheden en de hoeveelheid systemen die niet meer bijdragen aan de kwaliteit en efficiency van het werk in het team, maar door overige afdelingen wel gevraagd werd te gebruiken en vullen. Waar mogelijk werden taken elders belegd en/of anders ingevuld.
Over de juridische kwaliteit van de producten en de vigerende beleidskaders konden verbetervoorstellen worden gedaan. Ook werd geadviseerd over de werkprocessen, de samenwerking en aansturing en de kwaliteit van de producten. Er werden heel concrete verbetervoorstellen aangeleverd.
Er werd ook inzichtelijk wat de medewerkers aan kennis, competenties en ervaring nodig hebben om, met voldoende capaciteit, optimaal te kunnen presteren.
