Op basis van recente jurisprudentie wordt geconcludeerd dat sms- en WhatsApp-berichten op zakelijke telefoons van ambtenaren vallen onder de reikwijdte van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Deze berichten mogen dan ook worden opgevraagd via de Wob.
Wob
Artikel 3 van de Wob zegt dat het volgende: "een ieder kan een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf".
Overheidsinformatie is openbaar, tenzij de wet anders vermeldt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de gevraagde informatie niet geschikt is om openbaar te maken. Iedereen heeft recht op informatie van de overheid. Over hoe de overheid handelt, waarom en hoe een besluit genomen is. Daarvoor kan iedereen een Wob verzoek indienen bij de overheidsorganisatie waar je informatie van wilt.
Documenten
De Wob is van toepassing op documenten. Een document is in artikel 1, aanhef en onder a, van de Wob gedefinieerd als "een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat". Documenten in de zin van de Wob zijn bijvoorbeeld foto-, video-, en geluidsopnames en e-mails. Telefoongesprekken die zijn neergelegd in schriftelijke vorm, zoals notities, verslagen of transcripten, vallen ook onder de Wob.
Sms- en WhatsApp-berichten
Een sms- of WhatsApp-bericht bevat informatie. De vraag of zo'n bericht ook een 'document' in de zin van de Wob is moet volgens de rechtbank positief beantwoord worden. Naar het oordeel van de rechtbank vallen sms- en WhatsApp-berichten als object onder de documentdefinitie van de Wob in de zin dat het gaat om "een schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat". Volgens de rechtbank mag de techniek van opslaan als zodanig niet bepalen of de Wob wel of niet op een document van toepassing is.
'Onder een bestuursorgaan berusten'
Sms- en WhatsApp-berichten die staan op telefoons met een abonnement op naam van het bestuursorgaan moeten naar het oordeel van de rechtbank worden opgevat als het 'berusten onder het bestuursorgaan'. Terwijl soortgelijke berichten die staan op privételefoons van ambtenaren hier niet onder vallen.
Bij een telefoon met een abonnement op naam van het bestuursorgaan moet het bestuursorgaan een methode vinden om die berichten te achterhalen. Dat is volgens de rechtbank in essentie niet anders dan bij een e-mailbericht.
Alleen sms- of WhatsApp-bericht waarin in feite alleen alledaagse gebabbel voorkomen vallen hier buiten. Die type berichten vallen doorgaans sowieso niet onder de Wob, omdat ze niet gaan over een bestuurlijke aangelegenheid.
Concluderend
Bij het opstellen van sms- of WhatsApp-berichten moeten medwerkers van bestuursorganen dus rekening houden met het mogelijk openbare karakter van de communicatie. In hoeverre deze nieuwe insteek van de Wob ook in de praktijk uitvoerbaar is, is nog niet duidelijk. Eén ding is wel duidelijk: het roept nog vele (juridische) vragen op. Wachten is op nieuwe jurisprudentie over dit onderwerp.