Wanneer een ondernemersvorm wijzigt en een nieuwe entiteit de exploitatie voortzet, is een van de eerste stappen die nodig zijn het wijzigen van de tenaamstelling bij de Kamer van Koophandel (KvK). Daarnaast moet een nieuwe entiteit in de meeste gevallen een nieuwe vergunning aanvragen. Bureau Horeca Bijzondere Wetten (BHBW) ontving hierover een vraag: “Houdt een verleende vergunning stand als een exploitant de ondernemersvorm wijzigt bij de KvK en er nog geen nieuwe vergunning is verleend?” Het antwoord is in beginsel ‘nee’ en we leggen jou graag uit waarom.
Overtredingssituatie
Vaak denken ondernemers door te kunnen gaan op een bestaande vergunning totdat ze een nieuwe vergunning hebben. Dit is formeel niet zo en kan tot problemen leiden. Vanuit juridisch perspectief is het zo dat bepalend is; ‘voor wiens rekening en risico het bedrijf wordt geëxploiteerd’. Dat is degene die de vergunninghouder is en moet zijn. Als een nieuwe entiteit de exploitatie voortzet, dient deze de vergunning(en) aan te vragen voordat hij/zij start, want formeel moet de nieuwe entiteit de vergunning hebben. Vaak moeten ook overige afspraken, overeenkomsten, verzekeringen, et cetera aangepast worden. Het is voor de nieuwe entiteit van belang om vanaf de start in de nieuwe setting geen overtredingen te begaan, omdat op het gebied van aansprakelijkheid, verzekeringen en bij klachten/incidenten analytisch-juridisch wordt bekeken wie de verantwoordelijke is/zijn. Pas als de nieuwe vergunningen er zijn kan dus gestart worden met de exploitatie door de nieuwe entiteit. Ondernemers moeten hierbij rekening houden met een doorlooptijd van enkele weken voor hun vergunningsaanvraag. Bij noodzakelijk Bibob-onderzoek kan de termijn zelfs tweemaal worden verlengd. Op grond van bijvoorbeeld de Alcoholwet en Wet op de kansspelen geldt zelfs geen maximale doorlooptijd. Een vergunning tijdig aanvragen is dus van belang voor ondernemers.
Praktijksituatie
Echter, in de praktijk vervallen vergunningen niet zomaar. Wél, wordt er vaak bij onderzoek en controle via het Handelsregister van de KvK bekeken wie er feitelijk exploiteert en of deze entiteit de juiste vergunningen heeft. Het Wetboek van Koophandel regelt de eisen voor inschrijving en de Wet op de Kamer van Koophandel regelt via de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dat er een functionerende KvK is. Als blijkt dat een ondernemer niet over de juiste vergunningen beschikt, geeft een bevoegd orgaan vaak de ondernemer alsnog een kans om een (nieuwe) vergunningaanvraag in te dienen.
Conclusie
Starten als nieuwe entiteit zonder een vergunning levert uiteraard formeel een overtredingssituatie op. De huidige vergunningen kunnen slechts gebruikt worden als er ook op naam van de oude entiteit geëxploiteerd wordt en deze entiteit aan de verplichtingen voldoet die aan die vergunningen gekoppeld zijn. De wetgever en gemeenten willen namelijk voorkomen dat er schrijnsituaties ontstaan en/of exploitaties zonder rechtsgeldige vergunningen starten.